Hợp đồng thuê văn phòng là hợp đồng thỏa thuận giữa bên cho thuê văn phòng (chủ nhà/chủ sàn) và bên thuê văn phòng (người thuê) về việc cho thuê và thuê sử dụng văn phòng trong khoảng thời gian đã quy định trước giữa hai bên. Hợp đồng thuê văn phòng được xem là một trong những biên bản quan trọng trong việc xác nhận và là cơ sở để thanh toán chi phí thuê văn phòng, để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê văn phòng. Hãy cùng Casanova tìm hiểu chi tiết thông qua những thông tin quan trọng bên dưới nhé!

Một số khái niệm cơ bản trong hợp đồng thuê văn phòng.

1. Mẫu hợp đồng thuê văn phòng.

Mẫu hợp đồng thuê văn phòng là văn bản mẫu được soạn sẵn, quy định những nội dung chuẩn cần có trong hợp đồng thuê văn phòng, giúp các bên (bao gồm bên thuê và bên cho thuê) dễ dàng xem xét và chỉnh sửa hợp đồng. Mẫu hợp đồng có sẵn giúp việc soạn thảo nhanh chóng, tránh bỏ sót các điều khoản quan trọng. Tuy nhiên, các bên vẫn có thể điều chỉnh mẫu cho phù hợp với thỏa thuận cụ thể (tùy thuộc vào những nội dung thỏa thuận của hai bên trước khi ký kết hợp đồng thuê văn phòng). Một số nội dung cơ bản trong mẫu hợp đồng thuê văn phòng: thông tin bên cho thuê hoặc bên thuê, thông tin văn phòng cho thuê, giá thuê, thời hạn thuê, quyền và nghĩa vụ của các bên, điều khoản chấm dứt hợp đồng…

2. Công văn thuê văn phòng.

Công văn thuê văn phòng là văn bản do bên thuê gửi bên cho thuê để đề nghị thuê văn phòng. Công văn thường bao gồm: thông tin về bên thuê, nhu cầu thuê (diện tích, vị trí, các tiện ích cần có…), thời gian dự kiến sử dụng. Công văn thuê văn phòng khác với hợp đồng thuê văn phòng, thể hiện mong muốn và cam kết thuê của bên thuê, là cơ sở để hai bên tiến hành thỏa thuận và ký kết hợp đồng chính thức.

3. Giá thuê văn phòng.

Giá thuê (hay còn được gọi là đơn giá thuê) văn phòng là khoản tiền mà bên thuê phải trả cho bên cho thuê để được sử dụng văn phòng trong một khoảng thời gian nhất định. Giá thuê có thể được tính theo đơn vị diện tích sàn (m2), có thể quy định theo tháng hoặc năm. Ngoài ra còn phụ thu một số khoản phí dịch vụ khác như điện, nước, wifi…Giá thuê phụ thuộc vào vị trí, chất lượng, tiện ích của văn phòng, thời hạn thuê và các yếu tố khác. Việc thỏa thuận giá cả sẽ được quy định cụ thể trong hợp đồng.

Những yếu tố quan trọng cần quan tâm trong hợp đồng văn phòng.

1. Địa điểm và diện tích thuê/cho thuê.

Theo như quá trình thỏa thuận cũng như trao đổi giữa hai bên, trong hợp đồng cần thể hiện rõ với địa điểm (vị trí) và diện tích phòng thuê sao cho đúng với thỏa thuận ban đầu. Trên thực tế, các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng.

2. Thời gian thuê và điều kiện gia hạn hợp đồng.

Thời gian thuê trong hợp đồng được đánh giá khá quan trọng, bởi hai bên cần xem các mốc thời gian cần thiết như ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và bên thuê bắt đầu bị tính phí thuê văn phòng chính xác vào khoảng thời gian nào. Sau khi thời hạn thuê kết thúc, bên thuê và bên cho thuê cần tiến hành thực hiện thủ tục gia hạn hợp đồng như thế nào. Điều này bên cho thuê cần thông tin trước với bên thuê để tránh xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên.

3. Điều khoản giá thuê.

Giá thuê và chi phí thuê văn phòng là một trong những tiêu chí hàng đầu cần thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng. Bởi chi phí vận hành văn phòng không chỉ gồm giá thuê mà còn có nhiều khoản phí khác nên quý khách nên xem xét rõ từng khoản trong mục chi phí thuê để tránh nhầm lẫn và phải gánh thêm một khoản khác ngoài ngân sách thuê.

Phí thuê văn phòng là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh v.v.

Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy, phí làm việc ngoài giờ… Tuy nhiên một số tòa nhà cho miễn phí một chi phí nhất định tương ứng với diện tích sàn văn phòng hoặc giá thuê đã bao gồm các chi phí cơ bản (chưa bao gồm VAT).

4. Điều khoản về bảo dưỡng, sửa chữa các trang thiết bị.

Trong quá trình sử dụng văn phòng thuê. Các chi phí phát sinh liên quan đến bảo dưỡng – sửa chữa văn phòng được quy định như thế nào? bên nào phải chịu thanh toán các chi phí này cũng là điều cần được đề cập rõ ràng trong hợp đồng thuê văn phòng.

5. Điều khoản chấm dứt hợp đồng.

Có hai trường hợp chấm dứt hợp đồng như sau:

– Hết hạn hợp đồng & các trường hợp khách quan hoặc bất khả kháng khác.

– Nếu quá trình thực hiện, hợp đồng chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do các lý do khác, bên thuê nên gửi Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng để tiến hành chấm dứt hợp đồng, giải quyết chi phí và tiền đặt cọc một cách thỏa đáng.

Một số câu hỏi thường gặp trong hợp đồng thuê văn phòng.

1. Hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam, hợp đồng thuê văn phòng không bắt buộc phải công chứng. Tuy vậy, nhiều trường hợp các bên vẫn lựa chọn công chứng hợp đồng để đảm bảo quyền lợi cho cả hai phía, cũng như sử dụng làm bằng chứng nếu có tranh chấp xảy ra.

Ưu điểm khi công chứng hợp đồng có thể kể đến như là tăng tính pháp lý, chứng minh quyền và nghĩa vụ của các bên, đồng thời giảm thiểu rủi ro mâu thuẫn, tranh chấp và có cơ sở pháp lý để xử lý vi phạm hợp đồng. Tóm lại, mặc dù không bắt buộc nhưng việc công chứng hợp đồng thuê văn phòng có thể đảm bảo quyền lợi tốt nhất cho cả hai bên (bên thuê và bên cho thuê).

2. Hình thức chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng thường gặp.

– Hết thời hạn thuê: Khi kết thúc thời hạn thuê theo thỏa thuận ban đầu trong hợp đồng, hợp đồng sẽ tự động chấm dứt hiệu lực nếu các bên không có thỏa thuận gia hạn.

– Đơn phương chấm dứt hợp đồng: Một trong hai bên đơn phương chấm dứt hợp đồng nếu có lý do chính đáng và thông báo cho bên kia trước thời hạn nhất định (thường là 30 ngày) theo quy định trong hợp đồng.

– Thỏa thuận chấm dứt: Hai bên cùng thống nhất chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Lý do có thể do một bên gặp khó khăn tài chính, dịch chuyển văn phòng…

– Vi phạm hợp đồng: Nếu một bên vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ trong hợp đồng, bên kia có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại. Khi chấm dứt hợp đồng, các bên cần làm thủ tục bàn giao văn phòng và thanh lý các nghĩa vụ tài chính để đảm bảo quyền lợi.

Như vậy, hợp đồng thuê văn phòng là loại hợp đồng phổ biến, quy định các điều khoản cho việc thuê sử dụng văn phòng của các bên. Để đảm bảo quyền lợi, các bên cần hiểu rõ các khái niệm cơ bản trong hợp đồng thuê văn phòng như: mẫu hợp đồng, công văn thuê, giá thuê, chấm dứt hợp đồng… Từ đó có thể thỏa thuận và tuân thủ đúng các điều khoản trong hợp đồng.

Casanova Building – đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ văn phòng cho thuê tại Thành Phố Hồ Chí Minh, liên hệ ngay với Hotline: 090 1188 985 để được tư vấn và hướng dẫn xem văn phòng sớm nhất nhé!

——————–

⚜ CASANOVA BUILDING ⚜

☎ Hotline: 0901 188 985

? Mail: info@thuananhoffice.com

? http://thuananhoffice.com

? Building 1: 85-85/1A Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú.

? Building 2: 38 Trương Quốc Dung, Phường 8, Quận Phú Nhuận.