Văn phòng cũng được xem như bộ mặt của công ty, một doanh nghiệp dù ở quy mô lớn hay nhỏ thì cũng phải lựa chọn văn phòng thật kỹ mới có thể gắn bó lâu dài. Hiện nay, có rất nhiều loại hình văn phòng như: văn phòng trọn gói, văn phòng khách sạn hay văn phòng chung cư (Officetel), văn phòng nhà ở. Nếu công ty có quy mô không lớn các Starup có thể cân nhắc đến loại hình mới như: văn phòng ảo, cho thuê chỗ ngồi hay còn gọi văn phòng chia sẻ (Coworking Space). Vì vậy không khó để tìm được địa điểm thuê văn phòng tuy nhiên có chọn được một nơi ưng ý, phù hợp hay không thì vẫn còn tùy thuộc vào bạn.

Xác định nhu cầu của bản thân

Mục tiêu mong muốn

Bạn muốn chuyên nghiệp => thuê văn phòng.

Bạn muốn giá rẻ, giờ giấc thoải mái => thuê chung cư.

Bạn muốn kết hợp kinh doanh => thuê nhà riêng.

Diện tích bạn cần

Tùy thuộc vào quy mô hiện tại của công ty bạn có bao nhiêu nhân viên? Trong tương lai công ty có mở rộng phát triển thêm nhiều phòng ban và tuyển thêm nhân viên không?

Thời gian thuê cụ thể

Vị trí

Vị trí của văn phòng tốt nhất nên nằm ngay trung tâm hoặc gần trung tâm (có thể không cần thiết nếu bạn chưa đủ kinh phí), những nơi có giao thông thuận tiện cho nhân viên đi lại và gặp khách hàng giao dịch. Ngoài ra, xung quanh văn phòng nên cần có thêm một vài tiện ích như khu ăn uống, nghỉ ngơi để nhân viên dùng vào buổi trưa; nhà hàng để có thể đón tiếp gặp mặt các đối tác khách hàng; ngân hàng để doanh nghiệp tiện lợi trong việc giao dịch, … Quan trọng nhất vẫn là vị trí của văn phòng phải thật phù hợp với tính chất kinh doanh của công ty bạn.

Lập danh sách những câu hỏi khi đi thuê

Diện tích thuê: Chú ý nhiều chủ nhà tính cả diện tích nhà vệ sinh, hành lang.
Giá thuê: Chưa đàm phán vội, nếu bạn thực sự ưng rồi hãy tính.
Tiền điện, nước, Internet: Tự tính theo giá Nhà nước hay đã được tính trong giá thuê?
Cơ sở vật chất: Nếu đó là dịch vụ cho thuê trọn gói chuyên nghiệp bạn không cần quá quan tâm vấn đề này.
Nhà vệ sinh: Nhà vệ sinh nên tách riêng sẽ tạo sự riêng tư và thoải mái hơn. Nếu phải dùng chung, hãy xem bên cho thuê có tạp vụ đảm bảo vệ sinh khu vực này hay không.
Giờ giấc làm việc: Tất cả văn phòng đều làm trong giờ hành chính từ thứ 2-thứ 7 (nếu bạn có nhu cầu làm chủ nhật, thường xuyên tăng ca ngoài giờ thì hãy trao đổi ngay từ ban đầu nhé)
Chỗ gửi xe: thường mỗi nơi sẽ miễn phí cho vài xe, dễ tính nhất là chia trung bình diện tích chỗ đỗ xe cho số tầng của tòa nhà.
Giá thuê đã bao gồm VAT hay chưa?
Cho thời gian setup trong bao lâu? Thông thường là 7 đến 10 ngày, nếu quy mô công ty lớn hơn có thể tốn thêm khá nhiều thời gian cho công đoạn này nhưng hiện nay đã có dịch vụ cho thuê văn phòng trọn gói nên bạn không cần phải tốn thời gian để setup nữa, chỉ cần đến là bắt đầu làm việc ngay.

Tìm kiếm văn phòng

Có 3 cách đơn giản nhất để tìm cho mình 1 chỗ thuê văn phòng:

Tự chạy xe tìm quanh các tuyến đường, khu vực mà bạn đang quan tâm.
Đăng thông tin nêu rõ nhu cầu của bản thân lên các trang mạng xã hội, các hội nhóm chia sẻ và nhờ mọi người giúp đỡ.
Tìm kiếm thông tin trên các trang web về bất động sản, cho thuê văn phòng. Bạn có thể gọi điện theo các số đăng trên các trang đó hoặc để lại thông tin bản thân để môi giới có thể liên lạc và tư vấn cho bạn.

Chọn chỗ phù hợp yêu cầu và thương lượng

Sau khi đã xem xét, tìm hiểu các thông tin dựa trên nhu cầu bản thân, hãy tiến hành đi xem văn phòng thực tế. Nếu văn phòng đáp ứng được đa số các tiêu chí của bản thân bạn đưa ra thì đừng ngần ngại gì mà chốt luôn. Nhưng trước khi chốt bạn hãy bàn về vấn đề hợp đồng đã nhé.

Những điều cần lưu ý khi bàn về hợp đồng:

Số tiền đặt cọc là bao nhiêu, cọc bao nhiêu tháng, thời gian cọc đến khi nào?
Thời gian để thanh toán là khi nào? Đầu tháng hay cuối tháng? Thanh toán theo tháng hay theo quý, năm?
Bên cho thuê tăng giá theo mức nào? Thời gian bao lâu sẽ tăng?
Nếu đó là dịch vụ văn phòng cho thuê chuyên nghiệp trọn gói sẽ đi kèm với vật dụng, cơ sở vật chất văn phòng. Vậy nếu đồ dùng bị hư hỏng sẽ đền bù bao nhiêu? (Căn cứ vào tình trạng giao nhận ban đầu)

Không ai có thể làm tốt trong lần đầu tiên cả, để có thể làm tốt hơn bạn phải tự trải nghiệm và đúc kết thêm kinh nghiệm cho bản thân. Vì vậy đừng thất vọng hay buồn phiền nếu bạn chưa tìm ra và thuê được một văn phòng thật hoàn chỉnh theo đúng ý bạn. Quan trọng bản thân phải thật bình tĩnh, đừng vội vã nóng vội mà quyết định sai nhé.

Chúc các bạn tìm được cho mình một văn phòng phù hợp!

Nếu bạn chưa tìm được văn phòng cho mình, liên hệ ngay đến Casanova Building để được tư vấn miễn phí nhé.

⚜ Casanova Building ⚜

☎ Hotline: 0901 188 985

? Mail: info@thuananhoffice.com

? Casanovabuilding.com

? Building 1: 85 Nguyễn Sơn, P.Phú Thạnh, Q.Tân Phú

? Building 2: 38 Trương Quốc Dung, P8, Q.Phú Nhuận