Thông thường với các cuộc họp nhỏ thì các công ty thường tổ chức ngay tại nội bộ của mình. Tuy nhiên có những cuộc họp, sự kiện, hoặc gặp khách hàng, bạn phải chọn phòng họp ở bên ngoài.
Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của cuộc họp. Vì vậy nếu phải thuê phòng họp bên ngoài, cần chuẩn bị và kiểm tra kỹ càng để đảm bảo sự bạn lựa chọn sẽ giúp cho buổi họp diễn ra thành công. Dưới đây là một vài điều cần lưu ý trước khi đặt phòng họp.
Casanova Building với dịch vụ văn phòng cho thuê trọn gói và đã tổ chức nhiều cuộc họp và sự kiện sẽ giải đáp thắc mắc cho bạn.
1. Những điều cần lưu ý khi lựa chọn phòng họp.
- Bạn nên khảo sát căn phòng trước khi diễn ra cuộc họp để biết được cách bố trí của căn phòng. Sắp đặt lại nếu cần và nắm rõ vị trí của nó trong tòa nhà để có thể chỉ dẫn cho người tham dự.
- Kiểm tra để đảm bảo ghế ngồi phải thoải mái, nếu như cuộc họp/ sự kiện diễn ra cả ngày.
- Kiểm tra các vấn đề tầm nhìn. Ánh sáng trong phòng có đủ và ổn định không? Mọi người có nhìn thấy nhau và nhìn rõ màn hình không?
- Ánh sáng mặt trời có tác động tích cực đến thể chất và tâm lý con người. Nên nếu đó là một cuộc họp kéo dài thì nên đặt khu vực nghỉ ngơi, teabreak hoặc ăn trưa ở nơi có ánh sáng tự nhiên.
- Địa điểm mà bạn chọn có dễ tìm hay không? Chỗ đậu xe có thuận tiện hay không? Đảm bảo địa chỉ bạn thuê giúp cho người tham dự ghi dễ tìm kiếm và thuận tiện đi lại.
- Trong cuộc họp cần sử dụng những thiết bị gì, ví dụ như loa,micro, máy chiếu, bảng viết… Nếu có, hãy đảm bảo những thiết bị đó được trang bị đầy đủ và hoạt động tốt, thậm chí kiểm tra cả ổ cắm và độ dài dây nối.
- Có cần các vật dụng văn phòng phẩm như giấy bút, kẹp tài liệu, túi đựng hồ sơ… cho người tham dự hay không? Nếu có hãy kiểm tra và chuẩn bị sẵn.
- Bàn ghế, nội thất ở đó có linh hoạt hay không? Nếu người tham dự muốn di chuyển bàn hoặc ghế thì họ có thể tự làm điều đó hay không?
- Phòng họp có cách âm tốt hay không ? Nếu không hãy chú ý không gian bên ngoài xem có ồn ào không ? Khu vực chuẩn bị cho teabreak/ bữa trưa có gần phòng họp và gây mất trật tự, ảnh hưởng đến cuộc họp hay không ?
- Trong phòng họp có Wifi không và có phải trả thêm phí để sử dụng không?
- Địa điểm họp đó có phục vụ ăn uống hay không? Hoặc từ địa điểm đó tới nhà hàng có thuận tiện không?
- Hãy nhớ nhắc bên phục vụ thay trà, café mới nếu cuộc họp kéo dài cả ngày.
- Biển chỉ dẫn là điều cần thiết để những người tham dự không băn khoăn khi tìm địa điểm họp. Nếu được, hãy sắp xếp để có người đón tiếp và hướng dẫn khách hàng đi đến phòng họp. Nếu bạn sử dụng dịch vụ thuê phòng họp thì sẽ có người làm chuyện này.
- Liên hệ trước với người hỗ trợ kỹ thuật cho sự kiện, hãy ghi nhớ họ để tiện liên hệ ngay khi có vấn đề xảy ra.
2. Địa chỉ nào tin cậy để cho bạn lựa chọn ?
Với dịch vụ cho thuê phòng họp hiện đại tiện – tiện nghi của Casanova Building. Chúng tôi tự tin đáp ứng được các yêu cầu và băn khoăn của khách hàng.
Phòng họp lớn với hệ thống ánh sáng, máy chiếu, điện đàm..hiện đại giúp bạn cho cuộc họp của bạn đạt hiệu quả và chất lượng cao nhất.
Ngoài ra, quý khách của bạn có thêm được không gian nghỉ ngơi để thưởng thức cafe hoặc trà trong thời gian chờ đợi tại phòng khách của tòa nhà.
BQL Casanova rất thấu hiểu cho khách hàng khi các chi phí lễ tân hay giữ xe đều được bao trọn gói. Cũng giống như dịch vụ văn phòng cho thuê trọn gói vậy.
Giá cả cạnh tranh cũng là một điểm mạnh khi bạn sử dụng dịch vụ phòng họp cho thuê của chúng tôi.
3. Đặt lịch thuê phòng họp của Casanova Building như thế nào?
Rất đơn giản! Bạn chỉ cần liên hệ với chúng tôi qua các kênh sau:
Email: loc.pham@thuananhoffice.com
ĐT: 0986257588 – (028) 3978 9860
hoặc inbox fanpage: fb.com/casanovabuildingofficial
