Có thể nói, hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp lớn trong đa dạng các lĩnh vực kinh doanh đều có xu hướng tìm kiếm một “Văn phòng đại diện” uy tín tại các thành phố lớn như Hà Nội hay thành phố Hồ Chí Minh,….Doanh nghiệp thường thành lập “Văn phòng đại diện” với mục đích mở rộng hoạt động kinh doanh và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tương tác với đối tác, khách hàng.

Thuê văn phòng làm việc hay văn phòng đại diện được xem là một trong những bước đầu rất quan trọng trong việc vận hành doanh nghiệp. Tuy vậy, trong quá trình tìm kiếm và thuê văn phòng, các doanh nghiệp không thể nào tránh khỏi những sai lầm khiến việc thuê không đạt hiệu quả như mong đợi. Hãy cùng Casanova Building tìm hiểu những lưu ý quan trọng trong suốt quá trình tìm kiếm và giao kết hợp đồng thuê “Văn phòng đại diện” trong bài viết này nhé!

Trước hết, hãy cùng tìm hiểu chức năng của văn phòng đại diện bao gồm những hạng mục nào nhé.

Chức năng của văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện chủ yếu có hai chức năng chính phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp như sau:

Thực hiện chức năng văn phòng đại diện, liên lạc đối với khách hàng và các đối tác của doanh nghiệp.
Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới trên thị trường.

Những lưu ý quan trọng khi thuê văn phòng đại diện.

1. Tìm hiểu rõ thông tin về địa điểm sử dụng văn phòng đại diện.

Địa điểm là yếu tố quan trọng đầu tiên cần được xem xét khi thuê văn phòng. Vị trí lý tưởng của văn phòng làm việc sẽ phù hợp với ngành nghề và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, khi lựa chọn vị trí văn phòng, doanh nghiệp cũng cần xem xét lĩnh vực kinh doanh có phù hợp với vị trí đã chọn hay không. Nếu công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, thì việc chọn văn phòng ở trung tâm thành phố sẽ giúp tiếp cận khách hàng dễ dàng hơn và ngược lại, nếu công ty làm việc trong lĩnh vực sản xuất, việc thuê văn phòng ở khu vực ngoại ô có diện tích rộng hơn và giá thuê thấp hơn sẽ là lựa chọn hợp lý.

Ngoài ra, vị trí văn phòng làm việc cũng ảnh hưởng đến hình ảnh và uy tín của công ty. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét khu vực xung quanh văn phòng có phù hợp với hình ảnh và giá trị của doanh nghiệp.

2. Cân nhắc yếu tố phong thủy.

Không chỉ đơn thuần là vị trí đẹp và thuận lợi, việc chọn văn phòng cũng cần xem xét đến yếu tố phong thủy. Văn phòng cần có ánh sáng tự nhiên, ánh sáng mặt trời và không gian thoáng đãng để tạo cảm giác thoải mái và làm việc hiệu quả cho nhân viên. Ngoài ra, tránh chọn các vị trí có năng lượng tiêu cực hoặc gây khó chịu cho nhân viên.

3. Xem xét chi phí và các khoản phí đi kèm khi thuê văn phòng làm việc.

Chi phí thuê văn phòng là một trong những yếu tố quan trọng khi thuê văn phòng. Tùy vào nguồn ngân sách dự tính và khoảng thời gian thuê, doanh nghiệp sẽ lựa chọn sao cho phù hợp. Bởi lẽ doanh nghiệp cần xác định rõ ràng và chắc chắn ngân sách từ ban đầu để tránh việc chi phí vượt quá dự tính và ảnh hưởng đến tình hình kinh doanh của công ty.

4. Cơ sở hạ tầng của hệ thống tòa nhà văn phòng.

Trang thiết bị và tiện nghi trong văn phòng là yếu tố quan trọng giúp cho công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Trang thiết bị văn phòng cần được kiểm tra kỹ càng, đảm bảo chúng hoạt động tốt và đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp. Các tiện nghi trong văn phòng cũng góp phần đảm bảo sự thoải mái và hiệu quả cho nhân viên.

Yếu tố an ninh và an toàn cũng cực kỳ quan trọng khi thuê văn phòng. Doanh nghiệp cần lựa chọn tòa nhà văn phòng có thể đảm bảo rằng văn phòng có hệ thống báo động, camera giám sát hay các biện pháp an toàn khác để bảo vệ tài sản và thông tin của công ty. Tòa nhà văn phòng cần trang bị hệ thống báo động để đảm bảo an ninh cho văn phòng, giúp cảnh báo khi có nguy cơ xâm nhập hoặc đột nhập vào văn phòng.

5. Thương lượng hợp đồng thuê văn phòng.

Hợp đồng thuê văn phòng là hợp đồng thỏa thuận giữa bên cho thuê văn phòng (chủ nhà/chủ sàn) và bên thuê văn phòng (người thuê) về việc cho thuê và thuê sử dụng văn phòng trong khoảng thời gian đã quy định trước giữa hai bên. Hợp đồng thuê văn phòng được xem là một trong những biên bản quan trọng trong việc xác nhận và là cơ sở để thanh toán chi phí thuê văn phòng, để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê văn phòng.

6. Thời hạn thuê.

Thời gian thuê trong hợp đồng được đánh giá khá quan trọng, bởi hai bên cần xem các mốc thời gian cần thiết như ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và bên thuê bắt đầu bị tính phí thuê văn phòng chính xác vào khoảng thời gian nào. Nếu doanh nghiệp có kế hoạch thuê văn phòng trong thời gian dài, thì nên thương lượng để có được giá thuê ưu đãi hơn. Ngược lại, nếu chỉ cần thuê trong thời gian ngắn, doanh nghiệp có thể đàm phán để có thể gia hạn hợp đồng nếu cần thiết. Sau khi thời hạn thuê kết thúc, bên thuê và bên cho thuê cần tiến hành thực hiện thủ tục gia hạn hợp đồng như thế nào. Điều này bên cho thuê cần thông tin trước với bên thuê để tránh xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên.

7. Điều khoản giá thuê.

Giá thuê và chi phí thuê văn phòng là một trong những tiêu chí hàng đầu cần thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng. Bởi chi phí vận hành văn phòng không chỉ gồm giá thuê mà còn có nhiều khoản phí khác nên doanh nghiệp nên xem xét rõ từng khoản trong mục chi phí thuê để tránh nhầm lẫn và phải gánh thêm một khoản khác ngoài ngân sách thuê.

Phí thuê văn phòng là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh v.v.

Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy, phí làm việc ngoài giờ… Tuy nhiên một số tòa nhà cho miễn phí một chi phí nhất định tương ứng với diện tích sàn văn phòng hoặc giá thuê đã bao gồm các chi phí cơ bản (chưa bao gồm VAT).

Trên đây là toàn bộ những lưu ý quan trọng khi thuê văn phòng đại diện. Casanova Building hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho doanh nghiệp của bạn những thông tin bổ ích nhất để doanh nghiệp có cái nhìn đúng đắn và tránh được những rủi ro.

Casanova Building – đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ văn phòng cho thuê tại Thành Phố Hồ Chí Minh, liên hệ ngay với Hotline: 090 1188 985 để được tư vấn và hướng dẫn xem văn phòng sớm nhất nhé!

——————–

⚜ CASANOVA BUILDING ⚜

☎ Hotline: 0901 188 985

? Mail: info@thuananhoffice.com

? http://thuananhoffice.com

? Building 1: 85-85/1A Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú.

? Building 2: 38 Trương Quốc Dung, Phường 8, Quận Phú Nhuận.