Tìm kiếm và thuê một văn phòng phù hợp là một quyết định quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Quá trình này không chỉ đòi hỏi thời gian mà còn cả sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chiến lược.Thời điểm bắt đầu tìm kiếm một không gian văn phòng mới, chắc hẳn sẽ vô cùng gian nan. Bởi lẽ mỗi người trong chúng ta đều có cho mình những tiêu chuẩn, những đánh giá riêng về những thứ xung quanh.
Vậy nên, điều cốt lõi chúng ta cần chính là một “quy trình thuê văn phòng hiệu quả” nhằm đáp ứng nhu cầu trong việc thuê văn phòng làm việc. Dưới đây, Casanova gửi đến bạn quy trình tìm thuê văn phòng hiệu quả để bạn có thể tìm được không gian làm việc lý tưởng.
Quy trình tìm thuê văn phòng hiệu quả bao gồm các bước sau đây:
- Bước 1: Nhận thức và xác định nhu cầu (xác định các tiêu chí lựa chọn).
Trước khi bắt đầu tìm kiếm, hãy xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Những câu hỏi cần trả lời bao gồm:
– Diện tích cần thiết: Xác định số lượng nhân viên hiện tại và dự kiến tăng trưởng trong tương lai để lựa chọn diện tích phù hợp.
– Vị trí: Địa điểm văn phòng nên thuận tiện cho nhân viên, khách hàng và đối tác kinh doanh.
– Ngân sách: Xác định ngân sách tối đa có thể chi trả cho việc thuê văn phòng, bao gồm cả các chi phí phát sinh như dịch vụ, tiện ích, bảo dưỡng.
– Các yêu cầu khác về đặc điểm văn phòng: tiện ích xung quanh, điểm kết nối giao thông, chỗ đỗ xe, mức độ hoàn thiện, hệ thống điều hòa thông gió, thông tin liên lạc, thang máy,…
- Bước 2: Tìm hiểu thị trường và lựa chọn khu vực văn phòng phù hợp với nhu cầu.
Nghiên cứu thị trường bất động sản văn phòng tại khu vực bạn muốn thuê. Bạn có thể sử dụng các trang web bất động sản, mạng xã hội, hoặc liên hệ với các công ty môi giới để nắm bắt thông tin về giá cả, điều kiện thuê và tình hình thị trường.
Chắc hẳn trong quá trình tìm kiếm thông tin, chúng ta sẽ bị ngộp bởi những thông tin gây nhiễu hay khối lượng thông tin mà ta thu được quá tải dẫn đến việc chúng ta mất quá nhiều thời gian trong việc chọn lọc. Vì thế, sau khi nhận thấy đã thu thập đủ thông tin cần thiết, chúng ta nên tiến hành rà soát và chọn lọc để đưa đến lựa chọn cuối cùng.
Casanova luôn mang đến cho bạn những giải pháp tối ưu về dịch vụ văn phòng trọn gói, văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ và phòng họp cao cấp với nguồn thông tin chất lượng và đáng tin cậy.
- Bước 3: Khảo sát, đánh giá thực tế văn phòng.
Sau quá trình khảo sát và có được những lựa chọn ưng ý, bước tiếp theo chúng ta cần làm đó chính là tìm ra được những ưu nhược điểm của từng địa điểm cho thuê văn phòng, từ đó sẽ giúp ta có những nhận định khách quan.
Khi đã có danh sách các văn phòng tiềm năng, hãy lên lịch tham quan. Trong quá trình tham quan, hãy lưu ý các yếu tố sau:
– Không gian và tiện ích: Đánh giá về diện tích, cách bố trí, ánh sáng tự nhiên, hệ thống điều hòa, an ninh, vệ sinh, và các tiện ích đi kèm như nhà ăn, phòng họp, bãi đậu xe.
– Tình trạng cơ sở vật chất: Kiểm tra kỹ tình trạng cơ sở vật chất để đảm bảo không có sự cố hay hư hỏng nào cần sửa chữa lớn.
– Môi trường xung quanh: Xem xét các tiện ích xung quanh như quán ăn, ngân hàng, trung tâm mua sắm và khoảng cách đến các phương tiện giao thông công cộng.
Casanova khuyên bạn nên đến trải nghiệm trực tiếp để xem xét, khảo sát thực tế tòa nhà văn phòng, và nhận được những đánh giá từ những khách hàng đã thuê sử dụng.
- Bước 4: Đàm phán các điều khoản và đưa ra quyết định ký kết hợp đồng thuê văn phòng.
Hợp đồng cho thuê văn phòng với các điều khoản được đề ra nhằm bảo vệ quyền lợi của họ và rất khó để họ thay đổi các điều khoản của hợp đồng. Khi đã chọn được văn phòng phù hợp, bước tiếp theo là đàm phán các điều khoản hợp đồng thuê. Một số điểm cần lưu ý bao gồm:
– Giá thuê và các khoản phí phụ: Thỏa thuận về giá thuê hàng tháng, phí dịch vụ, và các chi phí phát sinh khác.
– Thời hạn thuê: Xác định rõ thời gian thuê và điều kiện gia hạn hợp đồng.
– Điều kiện chấm dứt hợp đồng: Thảo luận về các điều kiện và chi phí nếu muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn.
– Bảo trì và sửa chữa: Quy định rõ trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê trong việc bảo trì và sửa chữa văn phòng.
- Bước 5: Chuyển vào và thiết lập văn phòng.
Sau khi ký hợp đồng, bạn cần lập kế hoạch chuyển vào văn phòng mới. Hãy đảm bảo rằng mọi thiết bị, nội thất và công nghệ đều được lắp đặt và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi bắt đầu hoạt động.
- Bước 6: Đánh giá và cải thiện.
Cuối cùng, sau một thời gian hoạt động tại văn phòng mới, hãy tiến hành đánh giá xem văn phòng có đáp ứng đầy đủ nhu cầu của doanh nghiệp hay không. Điều này giúp bạn có thể đưa ra những cải thiện cần thiết và chuẩn bị tốt hơn cho các kế hoạch mở rộng trong tương lai.
Casanova Building tự hào là nơi cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng tại Quận Tân Phú – Thành phố Hồ Chí Minh với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực tư vấn và cho thuê văn phòng. Nhanh tay liên hệ qua fanpage Casanova Building hoặc gọi vào số Hotline 0901 188 985 – Casanova Building để được hỗ trợ nhanh nhất.
——————–
⚜ CASANOVA BUILDING ⚜
☎ Hotline: 0901 188 985
? Mail: info@thuananhoffice.com
? http://thuananhoffice.com
? Building 1: 85-85/1A Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú.
? Building 2: 38 Trương Quốc Dung, Phường 8, Quận Phú Nhuận.
