Đối diện với sự phát triển không ngừng của thị trường kinh doanh, quyết định lựa chọn văn phòng trở thành một trong những quyết định quan trọng nhất đối với sự thành công của doanh nghiệp. Yếu tố ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn văn phòng làm việc rất quan trọng và cần được xem xét kỹ lưỡng.

Việc lựa chọn văn phòng không đơn thuần chỉ là việc lựa chọn một không gian làm việc ưng ý, mà còn liên quan đến nhiều yếu tố quan trọng khác nhau. Văn phòng không chỉ là nơi để đặt bàn làm việc và làm các công việc hàng ngày, mà còn là nơi giao dịch kinh doanh, tiếp xúc với khách hàng và xây dựng hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải làm lựa chọn văn phòng làm việc như thế nào để có thể phát huy được tối đa hiệu quả kinh doanh, đây là dấu chấm hỏi lớn đối với đại đa số các doanh nghiệp hiện nay. Trong bài viết này, hãy cùng Casanova Building tìm hiểu về những yếu tố nào đang chi phối quyết định lựa chọn văn phòng của doanh nghiệp nhé.

1. Vị trí của văn phòng.

Vị trí (hay còn được gọi là địa điểm) của văn phòng là một yếu tố quan trọng khi lựa chọn văn phòng làm việc. Một vị trí thuận tiện sẽ giúp cho việc di chuyển, lưu thông của nhân viên, khách hàng và đối tác dễ dàng hơn, từ đó tạo điều kiện tốt hơn cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Ngược lại, vị trí văn phòng không thuận tiện khi di chuyển hoặc không dễ dàng cho việc tìm kiếm sẽ dẫn đến một số bất lợi như: mất nhiều thời gian đi lại, gây ra áp lực cho nhân viên, từ đó ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.

Vậy như thế nào là một vị trí văn phòng tốt? Một vị trí tốt cần có các tiện ích xung quanh để nhân viên, khách hàng và đối tác có thể tiện lợi trong việc giải quyết các vấn đề cá nhân. Bởi lẽ các tiện ích về vị trí văn phòng cũng góp phần giúp cho môi trường sống và làm việc của nhân viên thuộc doanh nghiệp được cải thiện. Bên cạnh đó, vị trí của văn phòng cũng cần được xem xét đối với khía cạnh giao thông. Văn phòng cần nằm gần các tuyến đường lớn, thuận tiện cho các phương tiện giao thông công cộng để đáp ứng nhu cầu di chuyển của nhân viên và khách hàng.

2. Trang thiết bị của tòa nhà văn phòng.

Về trang thiết bị của tòa nhà văn phòng như thang máy, tầng hầm giữ xe, hệ thống điều hòa,… những trang thiết bị này sẽ quyết định đến giá trị sử dụng của toàn bộ tòa nhà về dài hạn. Tòa nhà văn phòng cần có một hệ thống cung cấp điện, nước, internet ổn định do một số đặc tính kỹ thuật của hệ thống cung cấp và nếu tình trạng mất điện, nước, internet xảy ra, có thể gây ra chi phí thất thoát lớn. Ví dụ cụ thể, việc mất điện sẽ dẫn đến rối loạn trong hệ thống thông khí hoặc ngưng trệ quá trình truyền tải dữ liệu máy tính và gây mất dữ liệu và tốn nhiều thời gian khôi phục. Hệ thống máy tính càng lớn, thời gian khôi phục càng lâu sau khi chịu ảnh hưởng từ rối loạn của hệ thống điện, làm giảm năng suất làm việc và tăng chi phí sửa chữa.

3. An ninh, chất lượng quản lý. 

Trong thời đại công nghệ ngày nay, an ninh thông tin cũng đóng vai trò quan trọng. Văn phòng cần có các biện pháp bảo vệ chặt chẽ để đảm bảo rằng dữ liệu của doanh nghiệp được bảo vệ khỏi rủi ro mất mát hoặc sử dụng trái phép. Các biện pháp an ninh như camera giám sát, hệ thống bảo mật điện tử và quản lý quyền truy cập. Điều này không chỉ bảo vệ tài sản vật chất mà còn tạo cảm giác an toàn cho nhân viên và khách hàng. 

Mức độ an toàn và bảo mật của văn phòng là yếu tố cần được xem xét kỹ lưỡng khi lựa chọn văn phòng làm việc. Văn phòng cần có hệ thống bảo mật tốt để đảm bảo an toàn cho thông tin và tài sản của doanh nghiệp. Ngoài ra, mức độ an toàn của khu vực và môi trường xung quanh văn phòng cũng cần được đảm bảo để giữ cho nhân viên làm việc trong một môi trường an toàn và thoải mái. 

4. Cơ sở hạ tầng, dịch vụ cộng thêm.

Dịch vụ hỗ trợ của văn phòng, bao gồm lễ tân, điều hành, và IT, cũng đóng vai trò lớn trong quyết định lựa chọn. Sự chuyên nghiệp và thân thiện của nhân viên hỗ trợ có thể tạo ra một sự ấn tượng tích cực và tăng cường trải nghiệm làm việc. Khi chọn thuê văn phòng bạn đừng quên đặt vấn đề được cung cấp đầy đủ các dịch vụ cộng thêm cơ sở hạ tầng, dịch vụ, đây là yếu tố quan trọng đem lại sự dễ dàng cho hoạt động của công ty.

Về cơ sở hạ tầng, văn phòng cần được trang bị công nghệ hiện đại và trang thiết bị tiện ích để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh. Hệ thống internet nhanh chóng và các thiết bị văn phòng thông minh đều góp phần tăng cường hiệu suất làm việc. Ngoài ra, không gian làm việc cần được trang bị hệ thống điều hòa không khí hiệu quả để đảm bảo môi trường làm việc thoải mái, đặc biệt là trong những khu vực có thời tiết khắc nghiệt.

5. Kết cấu và tiện nghi của văn phòng.

Kết cấu và tiện nghi của văn phòng là yếu tố quyết định sự thoải mái và hiệu quả trong làm việc của nhân viên. Văn phòng cần được thiết kế sao cho tiện nghi và hợp lý, từ đó giúp cho nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, các tiện nghi như điều hòa, máy tính, máy in, bàn làm việc,… cũng cần được đảm bảo để đáp ứng nhu cầu làm việc của nhân viên.

Một yếu tố quan trọng khác cần được xem xét là không gian chung và không gian riêng tư. Văn phòng cần có sự kết hợp hoàn hảo giữa không gian chung để làm việc nhóm và không gian riêng tư để làm việc cá nhân. Sự cân bằng này sẽ giúp cho nhân viên có thể làm việc hiệu quả và thoải mái mà không gây ảnh hưởng đến các yếu tố khác.

6. Đảm bảo về mặt pháp lý.

Xem xét thủ tục pháp lý đi kèm cùng với giá cả ổn định, hợp lý, giảm thiểu rủi ro cũng là một tiêu chí doanh nghiệp nên lưu ý để chọn được văn phòng cho thuê chất lượng nhất. Để giảm thiểu rủi ro gặp phải một đơn vị tòa nhà không đáng tin cậy, doanh nghiệp có thể thực hiện quy trình thuê theo nhiều bước như sau:

– Bước 1: lựa chọn một đơn vị tòa nhà có uy tín, có bằng chứng cho thấy kinh doanh thuận lợi.

– Bước 2: khảo sát tài chính của tòa nhà 

– Bước 3: đưa ra thỏa thuận thuê với điều kiện khi doanh nghiệp thuê có thể chấm dứt hợp đồng khi đơn vị tòa nhà không thể thực hiện được trách nhiệm bên cho thuê.

7. Giá cả thuê văn phòng.

Giá cả thuê văn phòng được xem là một yếu tố đáng chú ý nhất trong việc lựa chọn văn phòng làm việc. Giá cả thuê văn phòng sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, việc lựa chọn văn phòng có giá cả phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp là điều tất yếu.

Giá cả thuê văn phòng thường phụ thuộc vào vị trí, kết cấu và tiện nghi của văn phòng. Những văn phòng nằm tại các khu vực trung tâm thương mại, có kết cấu hiện đại và đầy đủ tiện nghi sẽ có giá cao hơn so với những văn phòng nằm ở các khu vực ngoài trung tâm hoặc có kết cấu đơn giản. Do đó, khi lựa chọn văn phòng, doanh nghiệp cần xác định được ngân sách và tính toán kỹ lưỡng trước đó để thuận tiện cho việc lựa chọn được văn phòng phù hợp với khả năng tài chính của mình.

8. Khả năng mở rộng và thay đổi không gian văn phòng.

Trong quá trình đánh giá yếu tố cơ sở hạ tầng, khả năng mở rộng và thay đổi không gian văn phòng đóng một vai trò đặc biệt quan trọng. Điều này không chỉ liên quan đến việc đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp mà còn đảm bảo sự linh hoạt trong quản lý không gian làm việc. Việc thay đổi và mở rộng văn phòng sẽ giúp cho doanh nghiệp có được không gian làm việc linh hoạt và phù hợp với quy mô và nhu cầu của mình mà không gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh.

Casanova Building vừa chia sẻ đến các doanh nghiệp các yếu tố liên quan đến quyết định lựa chọn văn phòng của đại đa số các doanh nghiệp hiện nay. Những yếu tố khách quan như vị trí, kết cấu và tiện nghi, giá cả thuê, giao thông và tiện ích xung quanh, khả năng mở rộng và thay đổi không gian, mức độ an toàn và bảo mật,… đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình lựa chọn văn phòng làm việc. Do đó, trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, doanh nghiệp cần xem xét toàn bộ các yếu tố trên để đảm bảo cho việc lựa chọn văn phòng được trọn vẹn và thành công.

Hãy liên hệ ngay với Hotline: 090 1188 985 – Casanova Builing để sở hữu ngay một không gian làm việc lý tưởng với đầy đủ các tiện ích văn phòng nhé.

——————–

⚜ CASANOVA BUILDING ⚜

☎ Hotline: 0901 188 985

? Mail: info@thuananhoffice.com

? http://thuananhoffice.com

? Building 1: 85-85/1A Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú.

? Building 2: 38 Trương Quốc Dung, Phường 8, Quận Phú Nhuận.