Văn phòng là nơi đặt trụ sở, chi nhánh của một tổ chức doanh nghiệp. Tại văn phòng, cả đội ngũ nhân sự và lãnh đạo sẽ ngồi làm việc cùng nhau, vì thế, văn phòng chính là nơi diễn ra mọi hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm gặp gỡ và trao đổi thông tin với đối tác và khách hàng, là nơi diễn ra các cuộc họp. Do vậy, việc chọn thuê văn phòng phù hợp với công ty được xem là bước đầu cho sự thành công trong giai đoạn phát triển về sau.

Tuy nhiên, đối với những đại diện thuộc tổ chức doanh nghiệp thì việc tìm kiếm một văn phòng ưng ý là điều không hề dễ dàng. Sau đây, Casanova sẽ tổng hợp những điều cần lưu ý trong việc thuê văn phòng lần đầu.

1. Cân nhắc về vị trí thuê văn phòng.

Chọn thuê văn phòng có vị trí đắc địa ở nơi sầm uất, giao thông thuận lợi, dễ tìm kiếm cũng là một trong những điều ưu tiên mà bản thân doanh nghiệp nào cũng hướng đến. Vì vị trí của văn phòng góp phần tiếp cận các khách hàng và đối tác tiềm năng một cách dễ dàng hơn bao giờ hết.

Một vài yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến quyết định chọn vị trí văn phòng thuê là các tiện nghi xung quanh. Nếu chọn được địa điểm xung quanh có đầy đủ các nhà hàng, quán ăn, cửa hàng tiện lợi, quán cà phê,…sẽ rất thuận tiện cho việc tiếp khách sau này và đồng thời cũng đáp ứng được nhu cầu mua sắm của nhân viên vào giờ nghỉ trưa. Đối với một số doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thường xuyên phát sinh giao dịch phát sinh mỗi ngày, thì việc chọn lựa văn phòng thuê ở gần các ngân hàng cũng là một lựa chọn đáng cân nhắc.

2. Dự toán chi phí và lập ngân sách thuê văn phòng.

Sau vị trí, chi phí có thể là mối quan tâm lớn tiếp theo của doanh nghiệp. Nếu chọn một văn phòng quá tầm so với ngân sách sẽ khiến chi phí thuê trở thành gánh nặng mà công ty phải chi trả hàng tháng. Do đó, việc lựa chọn văn phòng phần lớn phụ thuộc vào quy mô và ngân sách của tổ chức doanh nghiệp.

Trên thực tế khi thuê văn phòng, hàng tháng ngoài tiền thuê doanh nghiệp còn phải thanh toán một loạt các chi phí bổ sung khác như phí giữ xe, phí internet, tiền điện nước, phí sử dụng phòng họp,…. Các khoản phí xem chừng nho nhỏ như vậy nhưng cũng khiến doanh nghiệp phải “đau đầu” vì bộn tiền này nếu không dự tính vào ngân sách ban đầu. Vậy nên doanh nghiệp cần cân nhắc và thương lượng thật kỹ lưỡng với chủ tòa nhà hoặc bên cho thuê, để đảm bảo các khoản phí thuê rõ ràng và được ghi chi tiết trong hợp đồng. Ngày nay, lựa chọn tốt nhất vẫn là văn phòng trọn gói, vì giá chốt cuối cùng đã bao gồm các chi phí tiện ích cần thiết và không phát sinh thêm bất cứ chi phí nào khác (ngoại trừ phí làm việc ngoài giờ).

3. Dự toán chi phí sửa chữa hoặc lắp đặt thiết bị cho văn phòng thuê (nếu có).

Đối với một vài trường hợp, doanh nghiệp được phép sửa chữa và trang bị cho văn phòng. Tuy vậy, đây cũng là một loại phí đáng kể mà doanh nghiệp nên quan tâm trước khi quyết định thuê văn phòng.

4. Xem xét thời hạn thuê văn phòng.

Thời gian thuê cũng là một yếu tố quan trọng trước khi quyết định thuê văn phòng. Cần phải xem xét định hướng phát triển của công ty trong tương lai dài hạn. Trung bình thời hạn thuê sẽ kéo dài từ 1 đến 3 năm tùy theo nhu cầu của mỗi doanh nghiệp. Cũng có một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp được phép thuê văn phòng trong ngắn hạn từ 3 đến 6 tháng để phù hợp dự định phát triển của doanh nghiệp.

5. Thỏa thuận giá cả và điều kiện thanh toán.

Trong thỏa thuận hợp đồng thuê văn phòng, doanh nghiệp cần thỏa thuận với chủ sở hữu về giá cả thuê và các điều kiện thanh toán. Cần xác định rõ giá cả thuê văn phòng theo tháng, quý hoặc năm và những khoản phí khác như phí dịch vụ, tiền điện, nước và internet. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý cách thức thanh toán và thời hạn thanh toán để tránh tốn thời gian của đôi bên.

6. Quyền Và Nghĩa Vụ Của Chủ Sở Hữu Và Người Thuê.

Quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu và người thuê cũng là một điều cần lưu ý khi lần đầu thuê văn phòng. Doanh nghiệp cần xem xét các điều khoản về việc sửa chữa, bảo trì mặt bằng, đăng ký kinh doanh, thanh toán tiền thuê, vi phạm hợp đồng, bảo mật thông tin,… để đảm bảo quyền lợi của mình trong quá trình thuê.

7. Đàm phán Hợp đồng kĩ lưỡng.

Một trình tự đàm phán thuê văn phòng thông thường sẽ tùy thuộc nhu cầu của doanh nghiệp. Hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng và đàm phán mọi vấn đề về chi phí cũng như điều khoản xong rồi mới tiến hành đặt cọc. Bởi lẽ nếu đã đặt cọc giữ chỗ mà chưa đàm phán thì các khách thuê dễ bị rơi vào vị thế yếu hơn trong cuộc đàm phán và thương lượng hợp đồng sau này.

——————–

⚜ CASANOVA BUILDING ⚜

☎ Hotline: 0901 188 985

? Mail: info@thuananhoffice.com

? http://thuananhoffice.com

? Building 1: 85-85/1A Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú.

? Building 2: 38 Trương Quốc Dung, Phường 8, Quận Phú Nhuận.