Quy tắc 5S bắt nguồn từ Nhật Bản với mục đích tạo ra hiệu quả tối đa trong công việc như nâng cao năng suất làm việc cũng như tiết kiệm chi phí. Nguyên tắc này hiện nay vẫn đang được các công ty ở Nhật Bản và rất nhiều các thương hiệu lớn trên thế giới đang áp dụng và đã được chứng minh qua sự thành công của họ. Vậy nguyên tắc 5S là những gì, hãy cùng Casanova tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé!
KHÁI NIỆM
Nguyên tắc 5S trong văn phòng được tổng hợp bằng 5 từ được bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật bao gồm:
整理 (Seiri) – Sort (sàng lọc)
整頓 (Seiton) – Set in order (sắp xếp)
清掃 (Seiso) – Shine (sạch sẽ)
清潔 (Seiketsu) – Standardize (săn sóc)
躾 (Shitsuke) – Sustain (sẵn sàng)
CÁCH ÁP DỤNG NGUYÊN TẮC 5S TINH GỌN
Sau khi biết về lợi ích, chắc chắn ai cũng muốn biết cách đưa nguyên tắc 5S vào thực tế. Nếu nhân viên kiên trì tuân theo các tiêu chí dưới đây thành công sẽ đến. Hiệu quả là tối đa khi biết cách phối hợp. Hãy bắt đầu với nguyên tắc đầu tiên:
Seiri – Sort (sàng lọc)
Seiri là yếu tố đầu tiên của nguyên tắc 5S trong văn phòng. Nó có nghĩa là phân loại những thứ cần và không cần thiết. Mục đích hướng đến là sự tinh giản đến mức tối đa. Quy tắc này sẽ cho bạn biết số lượng đúng và đủ cho nhu cầu sử dụng.
Để triển khai Seiri trong nguyên tắc 5S trong văn phòng cần làm như thế nào? Nhân sự và đồng nghiệp tiến hành quan sát khu vực làm việc quanh mình. Từ đó phân loại thành ba nhóm khác nhau, bao gồm:
– Vật cần có.
– Vật không cần có: Trực tiếp loại bỏ.
– Những thứ chưa xác định được là có cần thiết hay không: Để gọn vào một nơi, có đánh dấu. Nếu trong thời gian như 1 tuần, 1 tháng vẫn chưa dùng đến thì cất vào tủ hoặc loại bỏ.
Từ cách thực hiện này, bạn sẽ thấy Seiri có tầm quan trọng rất lớn đối với bất kỳ ai. Trong đó cần kể đến các lợi ích chính như:
– Giảm thiểu tối đa vật dụng, máy móc không còn dùng đến, chiếm nhiều không gian làm việc.
– Giảm thiểu diện tích lưu trữ, số lượng các loại đồ nhu tủ đựng hồ sơ, tủ tài liệu,…
– Giảm bớt các dụng dụ cụ không cần thiết phải dùng tới tại văn phòng công sở.
Seiton – Set in order (sắp xếp)
Seiton là chữ S thứ hai của nguyên tắc 5S trong văn phòng. Quy tắc này hướng đến sắp xếp không gian làm việc cũng như đồ vật gọn gàng, khoa học. Qua đó đảm bảo tính tiện lợi nhất cho quá trình sử dụng nhiều lần. Phương thức triển khai đơn giản, dễ hiểu với các thao tác như sau:
– Để gần tầm với: Đối với vật dụng, máy móc, công cụ thường xuyên sử dụng hàng giờ, hàng ngày.
– Để xa tầm với hoặc nơi dễ tìm: Đối với những thứ ít dùng tới.
– Cất vào tủ hoặc kho chứa đồ tại cơ quan làm việc: Áp dụng cho những vật lâu ngày mới dùng đến.
Nếu tuân thủ nghiêm túc nguyên tắc này sẽ mang về nhiều ưu điểm. Doanh nghiệp chính là nhân tố đầu tiên hưởng các lợi ích như:
– Giảm khoảng thời gian làm việc nhưng không thực sự tạo ra giá trị.
– Các vật dụng luôn sẵn có khi cần và không mất nhiều thời gian kiểm tra.
– Hạn chế tình trạng mất tài sản cá nhân cũng như của chung.
– Xây dựng môi trường làm việc đề cao tính ngăn nắp và chuyên nghiệp trong từng chi tiết.
Seiso – Shine (sạch sẽ)
Seiso là yếu tố không thể thiếu, tạo nên thành công của nguyên tắc 5S trong văn phòng. Nhiệm vụ là định hướng mọi người vệ sinh sạch sẽ thiết bị, dụng cụ làm việc. Nhờ đó mang tới tinh thần thoải mái, không áp lực và vướng bận.
Cách triển khai nguyên tắc 5S trong văn phòng này cũng không hề phức tạp. Doanh nghiệp nên áp dụng theo phương án sau đây:
– Từng cá nhân của mỗi phòng ban được chia nhiệm vụ, khu vực cần làm sạch tại cơ quan.
– Tiếp theo là tiến hành vệ sinh dụng cụ, thiết bị, cơ sở vật chất tại khu làm việc của mình.
– Cải tiến, điều chỉnh nhằm tạo ra môi trường sạch sẽ, ngăn nắp.
Như đã biết, Seiso đem tới sự gọn gàng, sạch đẹp, tạo ra cảm giác thoải mái, hứng khởi. Thiết bị và dụng cụ cũng giảm thiểu hư hỏng từ các tác động không đáng có. Đó còn là cơ sở tạo hình ảnh đẹp trong mắt nhân viên, ứng viên, khách hàng, đối tác.
Seiketsu – Standardize (săn sóc)
Với nguyên tắc 5S trong văn phòng, Seiketsu giúp doanh nghiệp triển khai và duy trì 3S đầu tiên. Để đưa điều này vào thực tiễn, doanh nghiệp nên bắt đầu như sau:
– Tiến hành thảo luận, lập tiêu chuẩn và nguyên tắc cho các hoạt động, quy trình làm việc.
– Thực hiện theo đúng kế hoạch đã đề ra một cách nghiêm túc trong môi trường công ty.
– Tiến hành kiểm soát, theo dõi, đôn đốc, đánh giá quy trình áp dụng nguyên tắc 5S trong văn phòng.
Qua đây, bạn chắc chắn cũng đã hiểu về tầm quan trọng của Seiketsu. Đó là đảm bảo quy tắc S1 đến S3 được chuẩn hóa. Văn hóa và môi trường văn phòng được hình thành, phát triển có bài bản.
Sitsuke – Sustain (sẵn sàng)
Sitsuke được hiểu là mọi thành viên, nhân tố đều sẵn sàng tuân thủ nguyên tắc 5S trong văn phòng. Họ bao gồm:
– Các cá nhân.
– Phòng ban/bộ phận.
– Chức vụ doanh nghiệp.
Điều này đạt được nhờ quá trình đào tạo tiêu chuẩn cho từng đối tượng ở trên. Qua đó, họ sẽ hình thành thói quen, cung cách vận hành mà tổ chức đã đề ra. Cách thực hiện cụ thể được đưa vào trong thực tế như sau:
– Lên kế hoạch cho chương trình huấn luyện, hướng dẫn nhân viên.
– Chuẩn bị đầy đủ các tài liệu phục vụ cho quá trình trên.
– Tiến hành đào tạo, chuẩn hóa theo từng đợt hoặc trên diện rộng cho toàn thể doanh nghiệp.
– Đo lường hiệu quả của nguyên tắc 5S trong văn phòng.
Tầm quan trọng của Sitsuke là tạo thói quen, quy tắc làm việc tự giác, thân thiện, chuyên nghiệp. Sự ngăn nắp và hiện đại giúp nâng cao hiệu quả, phát triển ổn định.
⚜ Casanova Building ⚜
☎ Hotline: 090 1188 985 – 091 4642 385
? Mail: info@thuananhoffice.com
? Casanovabuilding.com
? Building 1: 85-85/1A Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú
? Building 2: 38 Trương Quốc Dung, Phường 8, Quận Phú Nhuận
