Trên thị trường hiện nay, việc thuê văn phòng làm việc là nhu cầu tất yếu của tất cả doanh nghiệp trong và ngoài nước hoạt động tại Việt Nam. Tùy vào vị trí, diện tích và loại hình văn phòng mà hợp đồng giữa hai bên mà đơn vị thuê phải trả những phí thuê khác nhau. Khi chọn thuê văn phòng trọn gói, các doanh nghiệp thường đặc biệt lưu ý kỹ các chi phí cố định hằng tháng cần chi trả, chẳng hạn như phí thuê, điện nước, giữ xe… Tuy nhiên, có một vài khoản phí cũng không kém phần quan trọng đặc biệt nhưng lại thường bị bỏ qua và ít được biết đến, đó chính là phí làm việc ngoài giờ…Cùng Casanova Building tìm hiểu qua bài chia sẻ sau đây nhé!
Trong danh sách các khoản phí mà doanh nghiệp phải chi trả khi thuê văn phòng, phí thuê văn phòng ngoài giờ được biết đến như một khoản chi phí biến đổi không ổn định hàng tháng. Để bạn hiểu rõ hơn về khoản phí này, Casanova Building sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về phí ngoài giờ trong việc thuê văn phòng, cùng với cách thức tính toán chi phí này.
Khái niệm phí thuê văn phòng làm việc ngoài giờ là gì?
Phí ngoài giờ được hiểu là khoản phí phụ thu phát sinh thêm do bên thuê sử dụng văn phòng quá giờ so với quy định về thời gian hoạt động của tòa nhà đã được thống nhất trên hợp đồng
Các tòa nhà cho thuê văn phòng thường thiết lập thời gian làm việc cố định, thường từ 7:00 sáng đến 6:00 chiều từ thứ hai đến thứ sáu; và từ 7:00 sáng đến 13:00 thứ bảy. Và sau các khung giờ quy định trên sẽ được xem là phí thuê văn phòng ngoài giờ. Tuy nhiên, cũng tùy theo hợp đồng thỏa thuận và giờ làm việc sẽ có thể thay đổi khi thuê văn phòng. Tóm lại, tất cả những khung thời gian làm việc ngoài giờ theo hợp đồng thỏa thuận sẽ được tính phí ngoài giờ. Bên thuê phải trả thêm phí cho chủ tòa nhà hoặc ban quản lý tòa nhà và gọi đó là phí ngoài giờ thuê văn phòng.
Vì sao phải thu phí ngoài giờ khi thuê văn phòng?
Khi bên thuê phát sinh làm việc ngoài giờ quy định của văn phòng, thì phí dịch vụ của tòa nhà cũng phát sinh theo như: tiền nước, tiền điện, tiền nhân viên bảo vệ, vệ sinh… và những cơ sở vật chất hao mòn khác.
Việc tính phí làm việc ngoài giờ bắt nguồn từ việc các tòa nhà này được xây dựng với mục đích chính là cho thuê làm văn phòng. Vì vậy, các tòa nhà đã trang bị hệ thống điều hòa và chiếu sáng trung tâm. Khi bạn làm việc ngoài giờ, chủ sở hữu tòa nhà vẫn phải duy trì toàn bộ hệ thống như hệ thống điều hòa, thông gió, chiếu sáng và an ninh… để đảm bảo phục vụ cho người thuê. Vì lý do này, việc áp dụng phí khi làm việc ngoài giờ là điều tất yếu.
Vì sao phí ngoài giờ tại mỗi đơn vị cho thuê lại khác nhau?
Với các tòa cao ốc văn phòng hạng A và hạng B, khách hàng thường phải trả thêm phí nếu muốn làm việc ngoài thời gian quy định. Mức phí này thường được tính theo diện tích thuê và thiết bị sử dụng, thường từ vài trăm nghìn đồng mỗi giờ cho một văn phòng. Các tòa nhà văn phòng ở những khu vực xa trung tâm thành phố sẽ tính giá tương đối rẻ hơn.
Các tòa nhà hạng C và văn phòng nhỏ thường tính phí làm việc ngoài giờ chỉ từ vài chục nghìn, hoặc không tính phí làm việc ngoài giờ với khách hàng nếu có thỏa thuận trước. Chi phí này sẽ được tính dựa trên hệ thống điều hoà, ánh sáng và nhân sự cần phát sinh ngoài giờ.
Phí ngoài giờ cho phân khúc văn phòng hạng A và hạng B.
Hiện nay, các tòa nhà cho thuê văn phòng hạng A, B đều thu phí làm việc ngoài giờ, tuy nhiên mức phí phụ thuộc vào từng quy mô tòa nhà. Vì mục đích của các tòa nhà cho thuê văn phòng là cho khách hàng thuê để làm việc, các văn phòng cho thuê đều cần phải lắp đặt các hệ thống máy điều hòa và đèn chiếu sáng ở trung tâm, và ở những nơi công cộng nên khi khách hàng làm quá thời gian, thì bên thuê nhà vẫn phải hoạt động các tiện ích đó, vì vậy, việc thu phí ngoài giờ là hợp lý và cần thiết.
Phí ngoài giờ cho văn phòng hạng C (văn phòng giá rẻ).
Ở các văn phòng hạng C hoặc các văn phòng có diện tích nhỏ thường sẽ được sử dụng điều hòa treo tường, có đồng hồ điện lắp trực tiếp cho mỗi phòng. Nên hệ thống sẽ tự tính vào tiền điện mỗi tháng cho bên thuê đó. Bên thuê chỉ cần chi trả thêm phần chi phí cho nhân viên bảo vệ hoặc những nhân viên hỗ trợ trong thời gian doanh nghiệp làm việc ngoài giờ.
Thời gian làm việc của tòa nhà có thể thay đổi tùy theo quy định của từng tòa, nhưng sẽ được nêu rõ trong hợp đồng thuê văn phòng. Mọi khoảng thời gian làm việc ngoài khung giờ quy định trong hợp đồng đều được coi là thời gian làm việc ngoài giờ và người thuê phải thanh toán thêm chi phí, gọi là phí làm việc ngoài giờ.
Phí ngoài giờ có thể thay đổi không?
Ngoài các khoản chi phí cố định theo hợp đồng, khách thuê có thể đàm phán lại về các chi phí khác như phí giữ xe, phí quản lý, phí làm việc ngoài giờ… để tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp của mình. Thông thường với hợp đồng thuê lâu dài, các đơn vị cho thuê sẽ cân nhắc thoả thuận giá tốt hơn cho khách hàng.
Tuy nhiên, với các toà nhà văn phòng hạng A và B, chi phí làm việc phát sinh ngoài giờ và phí gửi xe sẽ không thể thương lượng giảm nữa, do chính các đơn vị cho thuê văn phòng cũng phải đảm bảo thực hiện theo quy định của toà nhà.
Một số lưu ý về chi phí ngoài giờ thuê văn phòng.
Doanh nghiệp cần làm rõ mức phí này với chủ đầu tư ngay khi làm hợp đồng, nếu có thể hãy thỏa thuận với một mức giá thấp hơn nếu công ty bạn thường xuyên phải làm thêm giờ. Chi phí ngày cần được quy định và ghi lại rõ ràng trong hợp đồng để tránh những khoản phát sinh khác mà tòa nhà yêu cầu bạn chi trả nhưng lại không hợp lý.
Việc tìm hiểu trước về các loại chi phí khi thuê văn phòng là rất cần thiết để tránh bất ngờ và đảm bảo rằng công ty của bạn có thể quản lý tài chính một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, việc thương lượng và đàm phán với chủ đầu tư về mức phí ngoài giờ cũng là một cách để giảm chi phí cho công ty của bạn.
Trên đây là một số thông tin về phí ngoài giờ thuê văn phòng bạn cần biết. Nếu đang tìm kiếm một văn phòng cho thuê hay băn khoăn về cách tính phí thuê văn phòng, bạn có thể liên hệ ngay với Casanova Building để được hỗ trợ miễn phí và nhận ngay sự hỗ trợ nhanh chóng nhé.
——————–
⚜ CASANOVA BUILDING ⚜
☎ Hotline: 0901 188 985
? Mail: info@thuananhoffice.com
? http://thuananhoffice.com
? Building 1: 85-85/1A Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú.
? Building 2: 38 Trương Quốc Dung, Phường 8, Quận Phú Nhuận.
