Dịch vụ văn phòng ảo đã trở nên phổ biến hơn bao giờ hết khi ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn và tin dùng sử dụng dịch vụ này. Dịch vụ văn phòng ảo có giá thành rẻ hơn và linh hoạt hơn so với văn phòng truyền thống. Chúng cũng có lợi cho những người làm việc từ xa khi họ tiếp cận không gian làm việc chung ở các địa điểm khác nhau.

Với rất nhiều tùy chọn văn phòng ảo, việc xác định văn phòng ảo lý tưởng cho doanh nghiệp có thể là một thách thức. Một khi doanh nghiệp tìm thấy văn phòng lý tưởng, họ có thể tập trung hoàn toàn vào việc hoàn thành các mục tiêu chiến lược và hoàn thành mục tiêu của mình một cách dễ dàng. Vậy làm thế nào để tìm được văn phòng ảo lý tưởng trong vô số lựa chọn có sẵn cho doanh nghiệp của mình?

 

Văn phòng ảo là gì?

Ngày nay, các văn phòng ảo đã trở nên khá phổ biến vì chúng giảm thiểu chi phí hoạt động và mang lại nhiều lợi ích. Bởi vì các văn phòng ảo loại bỏ nhu cầu về chi phí ban đầu cao như cải tạo, nội thất, điện và kết nối internet, nên chúng có xu hướng rẻ hơn so với thuê văn phòng dài hạn. Yếu tố này làm cho không gian văn phòng ảo trở thành một lựa chọn hiệu quả về chi phí cho các doanh nghiệp.

Chọn văn phòng ảo lý tưởng không phải là một quyết định đơn giản, đây là một lựa chọn sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp bạn. Nói chung, văn phòng ảo là một giải pháp không gian làm việc linh hoạt mang đến cho doanh nghiệp sự kết hợp giữa dịch vụ, công nghệ và không gian mà không phải chịu chi phí sở hữu hoặc thuê văn phòng truyền thống.

Một doanh nghiệp có một bộ sản phẩm ảo và vật lý tạo điều kiện thuận lợi cho môi trường làm việc kết hợp. Họ nhận được các giải pháp ảo như chia sẻ nội dung trực tiếp và họp trực tuyến âm thanh/video cho các cuộc họp từ xa. Văn phòng ảo cũng bao gồm một địa chỉ thực ở một vị trí mong muốn, nơi bạn có thể gặp gỡ các thành viên trong nhóm, khách hàng hoặc nhà đầu tư của mình trong vài giờ nếu cần.

Điểm chung của các văn phòng ảo tốt nhất là gì?

Các văn phòng ảo tốt nhất cung cấp cho bạn một địa chỉ kinh doanh chuyên nghiệp ở vị trí bạn mong muốn. Địa chỉ trở thành danh tính của công ty và có thể được sử dụng cho danh thiếp hoặc danh sách trực tuyến, tài liệu công ty và thư từ của khách hàng.

Các văn phòng này cung cấp cho bạn quyền truy cập vào một danh mục không gian làm việc thay thế, bạn có thể sử dụng các phòng họp/hội nghị theo yêu cầu. Văn phòng ảo cũng tập trung vào công nghệ, thường kết hợp tự động hóa, các sản phẩm kỹ thuật số đặc biệt, trí tuệ nhân tạo và internet vạn vật.

Một văn phòng ảo lý tưởng có dịch vụ hoàn hảo với lịch thanh toán linh hoạt. Tùy thuộc vào phong cách làm việc của bạn, bạn có thể truy cập các dịch vụ như nhóm tiếp tân 24/7 và số doanh nghiệp khu vực hoặc quốc gia.

Bạn nên tìm kiếm gì trong một văn phòng ảo?

Dưới đây là 3 yếu tố giúp bạn tìm được văn phòng ảo lý tưởng cho doanh nghiệp của mình.

– Vị trí:

Các nhà cung cấp văn phòng ảo cho phép bạn chọn một địa điểm ưa thích để bạn gặp gỡ khách hàng hoặc thành viên trong nhóm của mình. Bạn nên chọn một vị trí thực tế cho doanh nghiệp của mình mà bạn, khách hàng và nhóm của bạn có thể dễ dàng tiếp cận. Ngoài ra, đó phải là nơi có thể tiếp cận các cấu trúc quan trọng đối với bạn, chẳng hạn như chỗ đậu xe.

Bạn nên chọn một địa điểm có khả năng thu hút khách hàng mục tiêu của mình. Có một địa chỉ kinh doanh ở một trung tâm thành phố hấp dẫn sẽ có khả năng nâng cao hình ảnh thương hiệu và uy tín của bạn. Mặc dù không có gì sai khi có một địa chỉ ở vùng nông thôn, nhưng một địa chỉ như vậy thiếu tác động của một địa chỉ kinh doanh ở trung tâm thành phố.

– Phòng họp sẵn có:

Một văn phòng ảo với các phòng họp và hội nghị mà các thành viên có thể sử dụng khi cần là rất quan trọng. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, việc có một nơi dành cho các phòng họp làm việc từ xa hiệu quả và tập trung có thể trở nên quan trọng.

Bạn có thể tìm kiếm một nhà cung cấp sẽ cung cấp cho bạn nhiều không gian như bạn cần, bất kể quy mô doanh nghiệp của bạn. Bạn sẽ không cần phải đặt trước hàng tuần hoặc hàng tháng và bạn có thể lên lịch các cuộc họp cộng với việc sử dụng điện thoại tiếp nhận mà không phải trả thêm bất kỳ chi phí nào.

– Vấn đề về chi phí:

Không gian văn phòng ảo đi kèm với các chi phí khác nhau tùy thuộc vào các dịch vụ và tiện nghi được cung cấp. Nếu bạn chọn một văn phòng ảo ở một địa điểm kinh doanh uy tín hoặc danh tiếng như trung tâm TPHCM, chi phí có thể cao hơn một văn phòng ở một địa điểm tầm trung.

Văn phòng ảo thường dao động từ vài trăm đến vài triệu mỗi tháng. Một số công ty cung cấp gói cơ bản cho các dịch vụ cốt lõi như địa chỉ doanh nghiệp, nhận thư với trạm nhận tại địa phương, cùng với các dịch vụ chuyển tiếp thư có tính thêm phí. Ngoài ra, một kế hoạch toàn diện có thể sẽ bao gồm các tiện ích bổ sung như số điện thoại và hỗ trợ lễ tân.

 

5 NGUYÊN TẮC DOANH NGHIỆP CẦN BIẾT KHI LỰA CHỌN DỊCH VỤ VĂN PHÒNG ẢO

Văn phòng ảo được đánh giá là mô hình kinh doanh lý tưởng đối với những nhà khởi nghiệp trẻ hoặc doanh nghiệp chưa có nguồn vốn lớn. Nắm bắt được xu hướng này, hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp và cho thuê dịch vụ văn phòng ảo . Tuy nhiên, việc lựa chọn đơn vị uy tín để hợp tác lâu dài thật sự không hề dễ dàng. Casanova Building sẽ bật mí ngay 5 nguyên tắc cũng như những kinh nghiệm nhằm hỗ trợ doanh nghiệp tìm được một đơn vị cho thuê văn phòng ảo đáng tin cậy.

1. Xác định yếu tố ưu tiên là vị trí hay chi phí.

Vị trí và chi phí là hai yếu tố luôn được đặt lên bàn cân trong bước đầu kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Thông thường, việc sở hữu địa chỉ văn phòng tại khu vực đắt đỏ như trung tâm thành phố sẽ tiêu tốn chi phí cao hơn gấp nhiều lần so với vị trí khác và ngược lại. Do đó mà hầu hết các doanh nghiệp thường phân vân và đắn đo khi lựa chọn giữa địa điểm đặt văn phòng và chi phí tòa nhà.

Để tiết kiệm thời gian đồng thời có được sự lựa chọn hợp lý, trước hết doanh nghiệp phải hiểu rõ về tình hình tài chính và mục tiêu hiện tại của doanh nghiệp là gì. Liệt kê, xác định những vị trí mong muốn và tham khảo giá thuê trên thị trường một cách kỹ càng. Từ đó cân nhắc lựa chọn đơn vị cho thuê dịch vụ văn phòng ảo uy tín, tránh sự mời gọi của nhiều công ty môi giới khiến giá thuê bị đẩy lên quá cao. 

2. So sánh cơ sở vật chất và tiện ích giữa các đơn vị cho thuê.

Giá cả thường sẽ đi đôi với độ tiện nghi và chất lượng dịch vụ. Do đó tùy vào khả năng chi trả để doanh nghiệp có thể lựa chọn văn phòng ảo có các tiện ích đi kèm phong phú và đa dạng khác nhau. Trước khi đưa ra quyết  định, hãy tham khảo và so sánh thật kỹ về cơ sở vật chất cũng như các chế độ đãi khác giữa các đơn vị cho thuê. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp chọn được dịch vụ với giá cả phù hợp mà đồng thời còn bảo đảm tính tiện ích trong xuyên suốt quá trình kinh doanh

 

3. Tìm hiểu mức độ chuyên nghiệp và uy tín của đơn vị cung cấp dịch vụ.

Việc kinh doanh cũng như danh tiếng của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng lớn nếu chọn thuê đơn vị dịch vụ văn phòng ảo kém uy tín. Điều này không chỉ gây cản trở, làm gián đoạn công việc của tập thể mà đồng thời còn dẫn đến các vấn đề về mặt pháp lý. Ngược lại, nếu sở hữu địa chỉ văn phòng tại tòa nhà uy tín, doanh nghiệp sẽ có thêm cơ hội để phát triển và thăng tiến hơn. Mở rộng mối quan hệ hợp tác với các đối tác khác cũng như nâng cấp thương hiệu lên một tầm cao mới.

Việc cân nhắc các thông tin và so sánh với những đơn vị khác sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng đắn hơn.

Hiện nay, bạn có thể kiểm tra được mức độ uy tín của đơn vị cho thuê một cách dễ dàng thông qua Internet. Những kênh online và review trước đó sẽ cung cấp cho bạn những đánh giá chủ quan nhất. Đồng thời, bạn nên dành ít thời gian để kiểm tra trực tiếp và trải nghiệm thực tế. Việc kết hợp này sẽ giúp bạn nhận định được quá trình làm việc chuyên nghiệp của đơn vị cho thuê, từ đó đi đến quyết định lựa chọn hay không.

4. Kiểm tra các chi tiết khi thuê văn phòng ảo thật kỹ càng.

Đây là điều vô cùng quan trọng trước khi quyết định lựa chọn và ký kết với đơn vị cho thuê. Việc kiểm tra này nhằm đảm bảo quyền và lợi ích cho cả hai bên, tránh những tranh chấp không đáng có trong tương lai. 

 

5. Nắm rõ những nội dung và điều khoản trong hợp đồng.

Dù có là mối quan hệ quen biết hay đơn vị cho thuê là người thân đi chăng nữa thì việc quan trọng nhất vẫn là có một bản hợp đồng rõ ràng và chi tiết. Việc ký kết phải được diễn ra khi có sự tham gia đầy đủ của cả hai phía. Điều này nằm bảo vệ quyền lợi khi mối quan hệ hợp tác có vấn đề hay mâu thuẫn trục trặc. Hơn nữa bản hợp đồng còn thể hiện sự đồng tình và nhất trí với toàn bộ nội dung và điều khoản của đôi bên. 

Khi quyết định lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo, bạn sẽ phải tuân thủ 1 số nguyên tắc từ phía người cho thuê và ngược lại. Quan trọng nhất là sự tôn trọng nhau, đó chính là động lực để gìn giữ việc hợp tác nhằm thúc đẩy sự phát triển doanh nghiệp.

Việc tìm kiếm và lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín sẽ đem đến khởi đầu thuận lợi trong kế hoạch phát triển của doanh nghiệp. Nếu bạn vẫn đang băn khoăn về những tiêu chí để thuê được một văn phòng tốt thì trên đây là những chia sẻ trên rất đáng cho bạn tham khảo đấy nhé!

——————–

⚜ CASANOVA BUILDING ⚜

☎ Hotline: 0901 188 985

? Mail: info@thuananhoffice.com

? http://thuananhoffice.com

? Building 1: 85-85/1A Nguyễn Sơn, Phường Phú Thạnh, Quận Tân Phú.

? Building 2: 38 Trương Quốc Dung, Phường 8, Quận Phú Nhuận.